Access the general results of Collaboration Monitor here

Page Content:

1. Nederlandse vertaling / Dutch translation

2. Eesti keelne tõlge / Estonian translation

3. Traduction en français / French translation

4. Deutsche Übersetzung / German translation

5. Traducción al español / Spanish translation

1. Nederlandse vertaling / Dutch translation

LEGITIMITEIT

Legitimiteit verwijst naar de juridische, politieke of sociale aanvaarding van de samenwerking en haar activiteiten. Een samenwerking kan op drie manieren legitimiteit verwerven: door zich te verzekeren van input-, throughput- en outputsteun van politici en belanghebbenden.

  1. Inputlegitimiteit betreft het inspelen op zorgen van burgers of gebruikers.
  2. Throughput-legitimiteit betreft de bestuurlijke processen die plaatsvinden tussen input en output.
  3. Outputlegitimiteit betreft de resultaten van het werk van de samenwerking.

Politieke legitimiteit geeft aan hoe goed de samenwerking overeenstemt met de doelstellingen van de betrokken verkozen politici en met de bestaande wettelijke procedures voor de overheidsprocessen.

De legitimiteit voor belanghebbenden benadrukt de mate van steun en acceptatie door de mensen of organisaties (belanghebbenden) die te maken hebben met het beleid of de diensten die door de samenwerking tot stand komen.

De score gaat van 1 tot 5, waarbij een score van minder dan 3 als een lage score en een score van meer dan 3 als een hoge score wordt beschouwd.

Input (politieke legitimiteit)

Een hoge score geeft aan dat verkozen politici een zeer belangrijke rol spelen bij het bepalen van de doelstellingen, het budget of het opzet van de samenwerking.

Een lage score geeft aan dat de doelstellingen van de samenwerking mogelijk niet overeenstemmen met of niet de steun hebben van de betrokken verkozen politici. Een lage score is niet noodzakelijk problematisch. Vooral als het samenwerkingsverband betrokken is bij het uitstippelen van beleid of overheidsfinanciering ontvangt voor zijn activiteiten, kan een lage score een probleem zijn. Om hoger te scoren op deze dimensie moet de samenwerking ernaar streven dat verkozen politici nauwer bij de samenwerking worden betrokken, hetzij door directe deelname, hetzij door een regelmatige dialoog.

Input (legitimiteit voor belanghebbenden)

Een hoge score geeft aan dat de groepen actoren die rechtstreeks betrokken zijn bij de samenwerking, in grote mate deelnemen of vertegenwoordigd zijn in de samenwerking. Het kan ook zijn omdat uw samenwerking zeer open is om te communiceren met de direct betrokken groepen actoren. Meestal is een hoge score een goede zaak, maar het hebben van veel actoren kan de samenwerking ook bemoeilijken.

Een lage score geeft aan dat de samenwerking mogelijk niet de relevante deelnemers betrekt. Een lage legitimiteit van de inbreng van belanghebbenden kan problematisch zijn als het doel is beter in te spelen op de behoeften van burgers of private organisaties of te zorgen voor een breed draagvlak voor de samenwerking. In dat geval moet u overwegen meer (relevante of geaffecteerde) actoren uit te nodigen om deel te nemen aan de samenwerking.

Throughput (politieke legitimiteit)

Een hoge score geeft aan dat het besluitvormingsproces binnen het samenwerkingsverband in hoge mate transparant is, en/of dat er expliciete richtlijnen zijn voor het afleggen van verantwoording over de activiteiten en besluiten van het samenwerkingsverband aan overheidsfunctionarissen, en/of dat het samenwerkingsverband reageert op feedback of kritiek van politici of het publiek. Doorgaans is een hoge score een goede zaak, maar overdreven en niet-flexibele eisen inzake transparantie en documentatie kunnen de samenwerking soms belemmeren.

Een lage score wijst erop dat de samenwerking wellicht niet transparant is of weinig inzage geeft in haar besluiten, geen expliciete processen of richtlijnen beschikbaar heeft of niet adequaat reageert op feedback. Een lage score is meestal problematisch als de samenwerking overheidsfinanciering ontvangt. Om hoger te scoren op deze dimensie kunt u de transparantie van de samenwerking verbeteren, bijvoorbeeld door expliciete besluitvormingsprocedures toegankelijk te maken en door notulen van vergaderingen te publiceren.

Throughput (legitimiteit voor belanghebbenden)

Een hoge score geeft aan dat uw samenwerkingsverband duidelijke procedures heeft voor zijn werkzaamheden, voor het afwegen van de verschillende belangen van zijn deelnemers, en voor het omgaan met meningsverschillen door middel van dialoog.

Een lage score wijst op een gebrek aan duidelijke procedures voor het omgaan met verschillende belangen en mogelijke meningsverschillen. Een lage score voor samenwerkingsverbanden tussen publieke organisaties is wellicht niet problematisch, mits zij hoog scoren op politieke troughputlegitimiteit. Voor samenwerkingsverbanden tussen publieke en private organisaties moet u echter overwegen de procedures voor het omgaan met meningsverschillen te verbeteren en ervoor te zorgen dat alle actoren deelnemen en echt iets te zeggen hebben. Dit is met name relevant als er sprake is van aanzienlijke macht-asymmetrieën tussen de deelnemers aan de samenwerking.

Output (politieke legitimiteit)

Een hoge score geeft aan dat de resultaten van de samenwerking worden gecontroleerd door overheidsmanagers of door politici of door beide. Dit is meestal een goede zaak. Overijverig toezicht of directe inmenging van de politiek of het management in de productie van output kan echter contraproductief zijn.

Een lage score wijst erop dat er geen of weinig toezicht is op de samenwerking of de geproduceerde resultaten. Een lage score kan problematisch zijn als de samenwerking overheidsgeld ontvangt in ruil voor een bijdrage aan de productie van specifieke uitkomsten, zoals efficiëntere of kwalitatief betere diensten. Daarom kunt u met de betrokken overheidsmanagers of politici bespreken hoe u een nuttig toezicht op de output en feedback kunt ontwikkelen.

Output (legitimiteit voor belanghebbenden)

Een hoge score geeft aan dat de meeste belanghebbenden of groepen van actoren die rechtstreeks worden geraakt door de besluiten en acties van de samenwerking, tevreden zijn met de resultaten.

Een lage score kan erop wijzen dat belanghebbenden of groepen van actoren ontevreden zijn over de resultaten van de samenwerking. Een lage score kan problematisch zijn als de samenwerking geacht wordt tot betere resultaten te leiden, zoals efficiëntere of kwalitatief betere diensten. Daarom kunt u overwegen een dialoog aan te gaan met de groepen belanghebbenden over hoe de output kan worden verbeterd.

EFFICIËNTIE

Efficiëntie verwijst in het algemeen naar de relatie tussen de resultaten en de middelen die worden gebruikt om deze te bereiken. De Samenwerkingsmonitor meet zes dimensies van efficiëntie, waaronder de kosten van het verlenen van een dienst, de besparingen die de samenwerking oplevert, de kwaliteit van de dienstverlening en/of de vraag of de verleende dienst als eerlijk over de gebruikers wordt verdeeld.

De verbetering van de efficiëntie is een drijvende kracht achter de samenwerking in de overheidssector. Daarom is het van belang te beoordelen of door de samenwerking veranderingen in de efficiëntie zijn bereikt.

De score gaat van 1 tot 5, waarbij een score van minder dan 3 als een lage score en een score van meer dan 3 als een hoge score wordt beschouwd.

Productieve efficiëntie

Productieve efficiëntie verwijst naar de verhouding tussen de inputs en de outputs van de productie. Een samenwerkingsverband kan productieve efficiëntie bereiken wanneer het de outputs maximaliseert ten opzichte van de inputs of vice versa.

Een hoge score geeft aan dat uw samenwerking minder middelen heeft gebruikt om dezelfde output te produceren.

Een lage score geeft aan dat de kosten per eenheid van dienstverlening door uw samenwerking niet aanzienlijk zijn verbeterd. Het kan nodig zijn na te denken over de wisselwerking met andere dimensies van efficiëntie en/of over hoe de gebruikte middelen kunnen worden verminderd om dezelfde hoeveelheid outputs te verkrijgen.

Kosten

Het opzetten en onderhouden van samenwerkingsverbanden brengt kosten en een investering van middelen met zich mee. Deze kosten kunnen bestaan uit de tijd die nodig is om een partner of personeel te vinden, te onderhandelen, contracten te sluiten, apparatuur aan te kopen of om personeel te ontslaan.

Een hoge score geeft aan dat u voor het opzetten en onderhouden van uw samenwerking hoge kosten hebt gemaakt die u wellicht wilt identificeren en verminderen. Om de efficiëntie te verhogen, moet u nagaan hoe deze kosten zich verhouden tot de kosten die u vóór de oprichting van de samenwerking hebt gemaakt en of de kosten opwegen tegen de baten. Een hoge score betekent niet noodzakelijk dat uw samenwerking inefficiënt is, maar kan wijzen op een aanzienlijke initiële investering die net moet worden terugverdiend.

Een lage score wijst erop dat u geen aanzienlijke aanloopkosten heeft gehad of kosten om de samenwerking in stand te houden.

Niet-kosten efficiëntie

Niet-kostenefficiëntie verwijst naar de resultaten van de samenwerking die niet rechtstreeks verband houden met de kosten, zoals de kwaliteit van de geleverde diensten.

Een hoge score geeft aan dat de samenwerking de kwaliteit van de verleende diensten heeft verhoogd en/of het beleid met succes heeft uitgevoerd.

Een lage score wijst erop dat de samenwerking niet succesvol is geweest bij de uitvoering van het beleid en/of de dienstverlening of de kwaliteit niet heeft verhoogd. Hoewel het uiteindelijke doel kan zijn de kosten te verminderen en de dienstverlening te verbeteren, kan het nodig zijn een afweging te maken tussen de twee, en dat zal afhangen van timing en context.

Toewijzingsefficiëntie

Onder toewijzingsefficiëntie verstaan we de afstemming tussen de vraag naar diensten en het aanbod ervan, en de vraag of de middelen op passende wijze worden gebruikt. Het impliceert dat de geleverde dienst beantwoordt aan de behoeften van de gebruikers.

Een hoge score geeft aan dat u van mening bent dat de gebruikers een dienst krijgen die zij nodig hebben, en dat de middelen efficiënt worden toegewezen.

Een lage score kan erop wijzen dat u een efficiënte dienst verleent, maar dat de dienst misschien niet de dienst is die de mensen nodig hebben. Een manier om dit te beoordelen is de gebruikers te raadplegen om na te gaan of de verleende diensten geschikt zijn.

Verdelingsefficiëntie

Verdelingsefficiëntie verwijst naar de billijkheid van de verdeling van diensten. Naast de beslissing over welke dienst aan de gebruikers zal worden aangeboden, moet ook worden beslist aan wie de diensten moeten worden verleend.

Een hoge score geeft aan dat de diensten eerlijk zijn verdeeld volgens de specifieke behoeften van de gebruikers.

Een lage score kan erop wijzen dat u moet nagaan of de verdeling van de diensten een bepaalde categorie gebruikers bevoordeelt ten opzichte van andere, en of u deze verdeling moet/wil veranderen. Het betekent niet noodzakelijk dat de diensten gelijk moeten worden verdeeld, maar wel eerlijk en volgens de behoeften van de gebruikers.

Dynamische efficiëntie

Dynamische efficiëntie heeft betrekking op uitgavenprioriteiten en de noodzaak om bij de toewijzing van middelen een evenwicht te vinden tussen het huidige en het toekomstige verbruik.

Een hoge score geeft aan dat er een goed evenwicht is tussen de huidige uitgaven voor diensten en de investeringen voor de toekomstige behoefte aan diensten.

Een lage score geeft aan dat u moet nadenken over het evenwicht tussen de verschillende soorten uitgaven en de toewijzing van deze uitgaven in de tijd, bv. dat uitgaven voor preventie goedkoper kunnen zijn dan middelen die nodig zijn voor genezing.

Toelichting bij de resultaten voor ICT

Behulpzaamheid van ICT

Uit onderzoek van TROPICO blijkt dat ICT-hulpmiddelen een sleutelrol kunnen spelen bij het verhogen van de efficiëntie en de legitimiteit van samenwerkingsverbanden. ICT-tools zouden een digitale omgeving kunnen creëren voor het testen en verbeteren van innovatieve ideeën, interacties tussen gebruikers kunnen verbeteren en praktische belemmeringen voor communicatie kunnen helpen overwinnen. Bovendien kan ICT ook een belangrijke rol spelen bij de betrokkenheid van de gebruiker, door de participatie en de transparantie van het innovatieproces te vergroten.

Een hoge score (“Heel nuttig” of “nuttig”) geeft aan dat uw samenwerking sterk profiteert van het gebruik van ICT. Dit kan betekenen dat de interacties tussen gebruikers verbeteren, de transparantie toeneemt of de voortdurende ontwikkeling van innovatieve ideeën mogelijk wordt gemaakt.

Een lage score (“Eerder nuttig” of “Niet nuttig”) geeft aan dat uw samenwerking het potentieel van ICT niet ten volle benut. Het kan zijn dat ICT een ondergeschikte rol speelt in uw samenwerking of door de gebruikers niet als nuttig wordt ervaren. Om hoger te scoren op deze dimensie zou u kunnen proberen het gebruik van ICT beter af te stemmen op de vereisten van uw samenwerking en feedback krijgen over het gebruik ervan.

ICT-instrumenten

ICT-hulpmiddelen worden steeds belangrijker bij het faciliteren van samenwerking om de interoperabiliteit, communicatie en transparantie te verbeteren.

Hulpmiddelen voor de overdracht en het beheer van documenten kunnen een flexibele samenwerking en gelijktijdige interacties mogelijk maken, waardoor een effectievere en innovatievere omgeving ontstaat. Onlinesamenwerkingstools kunnen de (co-)ontwikkeling van innovatie in de overheidssector verbeteren en de schaalbaarheid ervan versnellen. Hulpmiddelen voor gegevensbeheer en -analyse kunnen niet alleen helpen om gegevens voor de gebruikers ervan te structureren en te beoordelen, maar ook om de transparantie ervan te bevorderen en empirisch onderbouwde besluitvorming te versterken.

Een hoge score (“Zeer belangrijk” of “Belangrijk”) geeft aan dat ICT-hulpmiddelen worden gezien als een centraal element in het faciliteren van uw samenwerking, bijvoorbeeld door het mogelijk maken van betere communicatie en grotere transparantie.

Een lage score (“Eerder belangrijk” of “Niet belangrijk”) kan erop wijzen dat ICT-hulpmiddelen niet als een belangrijke factor worden beschouwd om uw samenwerking te vergemakkelijken. ICT-hulpmiddelen kunnen een obstakel voor samenwerking worden als ze niet goed zijn ontworpen of als de gebruikers ze niet aanvaarden als communicatiemiddel. Om het gebruik van ICT-hulpmiddelen te verbeteren, zou u de gebruiksvriendelijkheid van de hulpmiddelen in overweging kunnen nemen en het gebruik ervan regelmatig kunnen evalueren.

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2. Eesti keelne tõlge / Estonian translation

LEGITIIMSUS

Legitiimsus viitab selle, kuivõrd on koostöö ja tegevused juriidiliselt, poliitiliselt ja ühiskondlikult aktsepteeritud.

Koostöö legitiimsust on võimalik mõjutada 3 viisil: Läbi sisendile, protsessile ja väljundile toetuse tagamise poliitikutelt ning huvigruppidelt.

  1. Sisendi legitiimsus hõlmab reageerimisvõimekust kodanikule ja tema muredele.
  2. Protsessi legitiimsus hõlmab valitsemise protsesse, mis toimuvad sisendi ja väljundi vahel.
  3. Väljundi legitiimsus hõlmab koostöö tulemusi.

Poliitiline legitiimsus viitab sellele, kui hästi koostöö kohandub poliitikute eesmärkide ja eksisteerivate seadustega kehtestatud protseduuridega.

Osapoolte legitiimsus viitab toetuse tasemele avalikkuselt või organisatsioonidelt (osapooltelt), kes on koostöö tulemusel kujundatud poliitikatest või teenustest mõjutatud.

Tulemused on kajastatud 1-5 skaalal, kus alla 3 on tegemist madala tulemusega ja üle 3 on tegemist kõrge tulemusega.

Sisend (poliitiline legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et poliitikutel on väga oluline roll eesmärkide seadmisel, eelarve või koostöö kujundamisel.

Madal tulemus viitab, et koostöö eesmärgid ei ole kooskõlas või ei oma toetust poliitikutelt. Madal tulemus ei ole ilmtingimata probleemne. Samas kui koostöö on seotud poliitikakujundamisega või saab avaliku sektori rahastust oma tegevuste jaoks, siis madal tulemus võib probleemiks osutuda. Kõrgema tulemuse jaoks peaks koostöö keskenduma poliitikute suuremale kaasamisele kas otsese osaluse või regulaarse dialoogi kaudu.

Sisend (osapoolte legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et valdav osa otseselt mõjutatud osapooltest on kaasatud või esindatud koostöös. See võib olla tingitud kõrgest valmidusest suhelda mõjutatud osapooltega. Tavaliselt on kõrge tulemus positiivne, aga liigne kaasatus võib tekitada koostöö toimimise osas probleeme.

Madal tulemus viitab, et kõiki seotud osapooli ei kaasata. Madal tulemus osapoolte legitiimsuses võib olla probleemne, kui eesmärk on paremini vastata kodanike või erasektori organisatsioonide vajadustele või omanikutunde tekitamisele. Antud juhul on võimalik tulemust parandada seotud osapoolte laiema kaasamisega koostöösse.

Protsess (poliitiline legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et koostöö otsusetegemise protsess on enamasti läbipaistev ja/või eksisteerivad selged aruandluse reeglid ametnikele koostöö tegevuste ning otsuste kohta. Samuti viitab see koostöö kõrgele reageerimisvõimele tagasisidele ja kriitikale poliitikutelt või avalikkuselt. Tavapäraselt on kõrge tulemus positiivne, kuid liigsed läbipaitsvuse ja dokumenteerimise nõuded võivad teatud olukordades koostööd takistada.

Madal tulemus viitab koostöö läbipaistmatusele, vähele ligipääsule otsustele, selgete protsesside ja juhiste puudumisele või tagasiside puudumisele. Antud juhul on võimalik kõrgem tulemus saavutada, kui suurendada koostöö läbipaistvust kas selgemate otsusetegemise protseduuride avalikustamise või kohtumiste protokollimisega.

Protsess (osapoole legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et koostööl on selged reeglid paigas erinevate protsesside jaoks, eri osapoolte huvide tasakaalustamiseks ning erimeelsuste lahendamiseks.

Madal tulemus viitab, et puuduvad selged reeglid eri osapoolte huvide ja erimeelsustega tegelmiseks. Madal tulemus ei ole probleemne juhul kui protsessi poliitiline legitiimsus on kõrge. Siiski oleks otstarbekas kaaluda avalikke, era ja kodanike huve esindavaid asutusi kaasava koostöö puhul reegleid erimeelsuste lahendamiseks ning osapooltele hääleõiguse võimaldamiseks. See on eriti relevantne olukordades, kus osapoolte vahel puudub võimu tasakaal .

Väljund (poliitiline legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et koostöö tulemusi jälgivad kas avaliku sektori juhid, poliitikud või mõlemad. See on tavaliselt positiivne. Samas liigne jälgimine ja otsene sekkumine poliitikute või avaliku sektori juhtide poolt võib osutuda kahjulikuks.

Madal tulemus viitab, et koostöö ja tulemuste puhul on ebapiisav järelevalve. Madal tulemus võib olla probleemne, kui koostöö saab avaliku sektori rahastust teatud väljundite saavutamiseks, nagu näiteks kulutõhusam või kõrgema kvaliteediga teenuse osutamine. Sellisel juhul on soovituslik arutleda seotud avaliku sektori juhtide või poliitikutega parema järelevalve ja tagasisidemehhanismi loomiseks.

Väljund (osapoolte legitiimsus)

Kõrge tulemus viitab, et valdav osa otsustest ja tegevustest otseselt mõjutatud osapooltest on rahul koostöö tulemustega.

Madal tulemus võib viidata, et osapooled on rahulolematud koostöö väljundiga. Madal tulemus võib olla probleemne, kui koostöö on suunatud parema väljundi saavutamisele, nagu näiteks kulutõhusama ja kõrgema kvaliteediga teenuse osutamine. Sellisel juhul on võimalik tulemuse parandamiseks kaasata seotud osapooli arutellu väljundite parandamise üle.

TÕHUSUS

Tõhusus viitab tulemuste ja nende saavutamiseks kasutatud ressursside tasakaalule. Koostöömonitor mõõdab tõhususe kuut dimensiooni, sealhulgas teenuse osutamise kulu ühiku kohta, koostööst saavutatavat kulusäästu, teenuse kvaliteeti ja teenuse ühtlast jaotust ühiskonna erinevatele gruppidele.

Tõhususe parandamine on tihti võtmetegur avaliku sektori jaoks. Seetõttu on oluline hinnata, kas koostöö mõjul on saavutatud soovitud muutused tõhususes.

Tulemust hinnatakse 1-5 skaalal, kus alla 3 loetakse madalaks tulemuseks ja üle 3 kõrgeks tulemuseks.

Kulutõhusus

Kulutõhusus hindab sisendi ja väljundi suhet. Koostöö käigus on võimalik kulutõhusust parandada maksimeerides väljundeid sisendi üle.

Kõrge tulemus viitab, et koostöö käigus on kasutatud vähem ressursse sama väljundi loomiseks kui eelnevalt.

Madal tulemus viitab, et teenuse osutamise kulu ühiku kohta pole märkimisväärselt koostöö käigus paranenud. Siinkohal on vajalik kaaluda kas järeleandmisi teiste tõhususe dimensioonide suhtes ja/või viise vähendamaks kasutatavaid ressursse sama väljundi saavutamiseks.

Kulud

Koostöö algatamine ja ülalpidamine hõlmab investeeringut ressurssidesse. Need kulud võivad muuhulgas olla ajakulu partnerite/personali leidmisel, läbirääkimised, lepingud, varustuse hankimine ja/või personali koondamine.

Kõrge tulemus viitab, et koostöö algatamise ja administreerimisega on tekkinud märkimisväärsed kulud, mida tasuks määratleda ja vajadusel vähendada. Tõhususe tõstmiseks on vajalik arvestada, millised kulud on koostöö käigus lisandunud ja kas kasu ületab kahju. Kõrge tulemus ei tähenda ilmtingimata ebaefektiivset koostööd, vaid võib hoopis viidata märkimisväärsele esialgsele investeeringule, mida pole veel tasa tehtud.

Madal tulemus viitab, et koostöö algatamise või administreerimisega pole tekkinud märkimisväärseid kulusid.

Mitterahaline tõhusus

Mitterahaline tõhusus viitab koostöö tulemustele, mis pole otseselt rahalise kuluga seotud, nagu näiteks teenuse osutamise kvaliteet.

Kõrge tulemus viitab, et koostöö käigus on suurenenud osutatavate teenuste kvaliteet ja/või on õnnestunud poliitika rakendamine.

Madal tulemus viitab, et koostöö käigus ei ole poliitika rakendamine õnnestunud ja/või osutatava teenuse kvaliteeti tõstetud. Kuigi lõppeesmärk võib olla kulude kokkuhoid ja teenuste parandamine, võib tekkida vajadus leida nende kahe vahel kompromiss, mis oleneb ajastusest ja kontekstist.

Allokativne tõhusus

Allokatiivne tõhusus viitab teenuse nõudluse ja pakkumise vahekorrale koos otstarbeka ressursside kasutamisega. See tähendab, et pakutavad teenused on kooskõlas kasutajate vajadustega.

Kõrge tulemus viitab, et kasutajatele pakutakse teenuseid, mida nad vajavad ning ressursse jaotatakse tõhusalt.

Madal tulemus võib olla tingitud sellest, et kuigi osutatakse tõhusat teenust, ei vasta teenus inimeste vajadustele. Üks viis selle hindamiseks on kasutajatelt tagasiside kogumine saamaks aru, kas pakutavad teenused on sobivad.

Ümberjaotatav tõhusus

Ümberjaotatav tõhusus viitab teenuse võrdsele osutamisele ühiskonna erinevatele gruppidele. Lisaks kasutajatele pakutavate teenuste osas on vaja teha ka otsused koostöö käigus kasutajagruppide osas, kellele teenust osutatakse.

Kõrge tulemus viitab, et teenused on jaotatud õiglaselt vastavalt ühiskonna erinevate gruppide spetsiifilistele vajadustele.

Madal tulemus võib viidata vajadusele kaaluda, kas teenuste jaotamine pakub teatud ühiskonna gruppidele eeliseid teiste üle ning otsustada, kas on vajalik/soovitav praegust jaotust muuta. See ei tähenda ilmtingimata, et teenuseid on vajalik võrdselt jaotada, küll aga teha seda õiglaselt ja vastavalt ühiskonna erinevate gruppide vajadustele.

Dünaamiline tõhusus

Dünaamiline tõhusus viitab kulutamise prioriteetidele ning vajadusele leida ressurssijaotuse tasakaal oleviku ja tuleviku tarbimise suhtes (olevikus kulutatud ressurssid vs tuleviku jaoks planeeritud kulud).

Kõrge tulemus viitab, et on saavutatud hea tasakaal oleviku ja tuleviku ressurssikulu suhtes.

Madal tulemus viitab vajadusele hinnata praegust tasakaalu erinevat tüüpi oleviku kulude üle ja ressurssijaotust tuleviku suhtes, nagu näiteks haiguste ennetusse investeerimine võib osutuda odavamaks kui hilisem ressurssivajadus ravimiseks.

Selgitused IKT sektsiooni tulemustele

IKT olulisus

TROPICO uuring näitab, et IKT tööriistad võivad omada võtmerolli koostöö tõhususe ja legitiimsuse tõstmisel. IKT tööriistad loovad digitaalse keskkonna innovatiivsete ideede testimiseks ja parendamiseks, osapoolte vahelise suhtluse täiustamiseks ja kommunikatsiooni füüsiliste barjääride ületamiseks. Lisaks võib IKT võimaldada kasutajate kaasamist, parandades osalust ja muutes innovatsiooni protsessi läbipaistvamaks.

Kõrge tulemus (“väga oluline” või “oluline”) viitab, et koostöö saab IKT kasutusest märkimisväärset kasu. See võib parandada suhtlust kasutajatega ja läbipaistvust või toetada innovatiivsete ideede jätkusuutlikku arengut.

Madal tulemus (“mitteoluline” või “väheoluline”)viitab, et koostöö ei kasuta IKTd täiel määral. See võib olla tingitud IKT vähesest rollist koostöös või kasutajate vähesest kasu tunnetusest. Kõrgema tulemuse saavutamiseks peaks muutma IKT kasutust ja hankima tagasisidet selle kasutuse osas.

IKT tööriistad

IKT tööriistad on üha tähtsamad koostöö võimaldamiseks läbi interoperatiivsuse, kommunikatsiooni ja läbipaistvuse täiustamise.

Tööriistad dokumentide edastamiseks ja haldamiseks võimaldavad paindlikumat koostööd ja üheaegset suhtlust eri osapooltega, luues tõhusama ja innovatiivsema keskkonna. Veebipõhised koostööriistad võivad tõhustada avaliku sektori innovatsiooni (koos)loomet ja võimendada selle mastaapi. Andmehalduse ja -analüüsi tööriistad ei võimalda mitte ainult andmestruktuuri ja selle hindamist kasutajate jaoks, vaid soodustavad ka paremat läbipaistvust ja täiustavad andmepõhist otsusetegemist.

Kõrge skoor (“väga tähtis” või “tähtis”) viitab, et IKT tööriistu tunnetatakse kui keskse elemendina koostöö võimaldamiseks, nagu näiteks tõhustatud kommunikatsiooni ja paranenud läbipaistvuse võimaldamiseks.

Madal skoor (“mitte tähtis” või “vähetähtis”) võib viidata, et IKT tööriistasid ei loeta eriti tähtsaks teguriks koostöö võimaldamisel. IKT tööriistad võivad muutuda takistuseks koostööle, kui neid ei disainita vastavalt või kui kasutajad ei aktsepteeri neid kommunikatsioonimeetmetena. Parandamaks IKT tööriistade kasutust, on võimalik mõelda tööriistade kasutussõbralikkuse üle ja hinnata regulaarselt nende kasutust.

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3. Traduction en français / French translation

LÉGITIMITÉ

La légitimité renvoie à l’acceptabilité sociale, légale ou politique de la collaboration. Une pratique collaborative peut acquérir sa légitimité de trois manières : en garantissant un soutien des acteurs politiques et des parties prenantes par la participation (input), par le processus (throughput) ou par les résultats obtenus (output).

  1. La légitimité par la participation (input) concerne la réactivité des acteurs publics face aux préoccupations des citoyens ou des utilisateurs.
  2. La légitimité par le processus (throughput) concerne les processus de gouvernance à l’œuvre entre la participation (input) et les résultats (output).
  3. La légitimité par les résultats (output) concerne les conséquences et les résultats de la collaboration.

La légitimité politique indique dans quelle mesure la collaboration est conforme d’une part, aux objectifs définis par les acteurs politiques élus concernés, et d’autre part, aux procédures et cadres légaux qui régissent les activités publiques.

La légitimité des parties prenantes met l’accent sur le niveau de soutien et d’acceptation des personnes ou des organisations (parties prenantes) affectées par les politiques ou les services publics qui sont le fruit de la collaboration.

Le score est compris entre 1 et 5. Un score inférieur à 3 est considéré comme un score faible et un score supérieur à 3 est considéré comme un score élevé.

La participation, ou input (légitimité politique)

Un score élevé indique que les représentants politiques élus ont un rôle très important dans la conception de la collaboration et dans la définition de ses objectifs ou de son budget.

Un score faible indique que les objectifs de la collaboration peuvent ne pas correspondre aux objectifs des élus concernés ou ne pas bénéficier de leur soutien. Un score faible n’est pas nécessairement problématique. Cependant, si la collaboration vise l’élaboration de politiques publiques ou si elle bénéficie de financements publics, alors un score faible peut être synonyme de problèmes. Pour obtenir un meilleur score sur cette dimension, la collaboration doit s’efforcer de faire participer plus étroitement les représentants politiques élus au processus collaboratif, soit par le truchement d’un engagement direct, soit par le truchement de dialogues et échanges réguliers.

La participation, ou input (légitimité des parties prenantes)

Un score élevé indique que les groupes d’acteurs directement concernés par la collaboration participent ou sont représentés dans une large mesure au sein de la pratique collaborative. Cela peut indiquer que votre collaboration est ouverte à la communication avec les groupes d’acteurs directement concernés. Habituellement, un score élevé est une bonne chose. Néanmoins, faire collaborer de nombreux acteurs peut également rendre la collaboration plus difficile.

Un score faible indique que la collaboration pourrait ne pas impliquer les participants comme il convient de le faire. Le fait de jouir d’une faible légitimité aux yeux des parties prenantes peut s’avérer problématique si l’objectif  de la collaboration est de répondre plus efficacement aux besoins des citoyens ou des organisations privées, ou de garantir une large appropriation de la collaboration. Si tel est le cas, il serait pertinent d’envisager d’inviter davantage d’acteurs (pertinents\concernés) à participer à la collaboration.

Le processus, ou throughput (légitimité politique)

Un score élevé indique que le processus de prise de décision au sein de la collaboration est dans une large mesure transparent, et/ou qu’il existe des lignes directrices claires pour rendre compte des activités et des décisions de la collaboration aux agents publics, et/ou que la collaboration répond aux retours et aux critiques exprimés par des représentants politiques ou le public. Habituellement, un score élevé est une bonne chose, mais des exigences excessives ou peu flexibles quant à la transparence des activités de la collaboration peuvent parfois entraver son bon déroulement.

Un score faible indique que la collaboration pourrait ne pas être transparente ou ne pas donner suffisamment accès à ses décisions, ne pas disposer de processus ou de lignes directrices claires, ou qu’elle n’est pas en mesure de répondre aux retours d’expériences et aux critiques. Un score faible est généralement problématique lorsque la collaboration bénéficie de financements publics. Pour obtenir un score plus élevé sur cette dimension, vous pourriez améliorer la transparence de la collaboration, par exemple en rendant public des informations relatives aux procédures de prise de décision ou en publiant les procès-verbaux des réunions de la collaboration.

Le processus, ou throughput (légitimité des parties prenantes)

Un score élevé indique que votre collaboration dispose de procédures de travail claires et que celles-ci permettent d’équilibrer les intérêts divers des partenaires et de gérer les désaccords éventuels par le dialogue.

Un score faible indique un manque de procédures claires pour traiter les intérêts différents et les désaccords potentiels entre partenaires. Un score faible pour les collaborations entre organisations publiques peut ne pas être problématique à la condition que leur légitimité politique par les processus (political throughput) soit élevée. Cependant, pour les collaborations entre organisations publiques et privées, il apparait pertinent d’envisager d’améliorer les procédures de gestion des désaccords et de garantir une participation libre et équitable de tous les acteurs. Ce dernier point est particulièrement crucial dès lors qu’il existe des asymétries de pouvoir importantes entre les partenaires de la collaboration.

Les résultats, ou output (légitimité politique)

Un score élevé indique que les résultats produits par la collaboration sont contrôlés, soit par des gestionnaires publics, soit par des représentants politiques élus, ou les deux. C’est généralement une bonne chose. Cependant, une surveillance trop marquée ou de l’ingérence politique ou managériale directe dans la production des résultats peuvent s’avérer contre-productives.

Un score faible révèle l’absence ou le peu de contrôle du travail de la collaboration ou de ses résultats. Un score faible peut être problématique si la collaboration bénéficie de fonds publics en échange de la production de résultats spécifiques, tels que le développement de services plus efficaces ou de meilleure qualité. Par conséquent, vous voudrez peut-être échanger avec les agents publics ou les représentants politiques concernés à propos de pistes possibles pour développer un suivi et permettre l’expression de retours d’expérience.

Les résultats, ou output (légitimité des parties prenantes)

Un score élevé indique que la plupart des parties prenantes ou des groupes d’acteurs directement concernés par les décisions et les actions de la collaboration sont satisfaits des résultats.

Un score faible peut indiquer que les parties prenantes ou les groupes d’acteurs concernés ne sont pas satisfaits des résultats de la collaboration. Un score faible peut s’avérer problématique si la collaboration vise à produire de meilleurs résultats, tels que le développement de services plus efficaces ou de meilleure qualité. Par conséquent, vous pourriez envisager d’engager un dialogue avec les parties prenantes sur la manière d’améliorer les résultats de la collaboration.

EFFICACITÉ

L’efficacité fait référence au rapport entre les résultats obtenus et les ressources utilisées pour atteindre ces résultats. Le Moniteur de collaboration mesure six dimensions de l’efficacité, en ce compris le coût de la provision d’un service, les économies réalisées grâce à la collaboration, la qualité d’un service, ou encore la distribution équitable d’un service auprès de ses bénéficiaires.

L’amélioration de l’efficacité est l’un des objectifs assignés à la collaboration dans le secteur public. Il est dès lors important d’évaluer si la collaboration a effectivement engendré des changements d’efficacité.

Le score est compris entre 1 et 5. Un score inférieur à 3 est considéré comme un score faible et un score supérieur à 3 est considéré comme un score élevé.

Efficacité productive

L’efficacité productive fait référence au rapport entre les apports (ressources) et les résultats de la production. Une collaboration atteint l’efficacité productive lorsqu’elle maximise les résultats en fonction des ressources.

Un score élevé indique que votre collaboration a utilisé moins de ressources pour produire le même résultat.

Un score faible indique que le coût par unité de prestation de services ne s’est pas amélioré de manière significative grâce à la collaboration. Vous devriez peut-être envisager de réaliser des compromis vis-à-vis d’autres dimensions liées à l’efficacité et\ou réfléchir à comment réduire les ressources utilisées pour obtenir les mêmes résultats.

Coûts

La mise en place et le maintien de collaborations nécessiteront un investissement en ressources. Ces coûts peuvent inclure le temps passé à trouver un partenaire ou du personnel, à négocier, à conclure des contrats, à acheter de l’équipement, ou encore à licencier du personnel.

Un score élevé indique que pour établir et maintenir votre collaboration, vous avez engagé des coûts élevés que vous souhaiteriez peut-être identifier, et ensuite réduire. Pour augmenter l’efficacité, vous pourriez par exemple comparer ces coûts à ceux dépensés avant de mettre en place la collaboration et ainsi déterminer si les coûts l’emportent ou non sur les avantages engendrés. Un score élevé ne signifie pas nécessairement que votre collaboration est inefficace, mais peut refléter un investissement initial important qui vient d’être récupéré ou va bientôt l’être.

Un score faible indique que vous n’avez pas fait face à des coûts significatifs pour initier ou maintenir la collaboration.

Efficacité, non liée aux coûts

L’efficacité non liée aux coûts fait référence aux résultats de la collaboration qui ne sont pas directement liés aux coûts, tels que par exemple la qualité des services fournis.

Un score élevé indique que la collaboration a amélioré la qualité des services fournis et/ou a mis en œuvre avec succès une politique publique.

Un score faible indique que la collaboration n’a peut-être pas permis de mettre en œuvre une politique publique et/ou n’a pas engendré d’amélioration de la qualité ou du service fourni. Si l’objectif ultime est de réduire les coûts et d’améliorer les services, il peut s’avérer nécessaire de faire un compromis entre ces deux paramètres, mais cela dépendra du moment et du contexte.

Efficacité de l’allocation des ressources

L’efficacité de l’allocation des ressources fait référence à l’adéquation entre la demande de services et leur offre ; et si les ressources sont utilisées de manière adéquate. Cela signifie que le service fourni répond aux besoins des utilisateurs concernés.

Un score élevé indique que vous pensez que les utilisateurs bénéficient d’un service dont ils ont besoin et que les ressources pour y arriver sont allouées de manière efficace.

Un score faible peut indiquer que vous fournissez un service efficace, mais que ce service n’est peut-être pas celui dont les gens ont besoin. Une façon d’évaluer ce point est de consulter les utilisateurs concernés pour savoir si les services fournis sont appropriés.

Efficacité de la redistribution

L’efficacité de la redistribution fait référence à l’équité de la distribution des services. Outre la décision à propos de quels services seront offerts aux utilisateurs, il est également nécessaire de s’interroger sur le public auquel les services doivent être fournis.

Un score élevé indique que les services ont été équitablement répartis en fonction des besoins spécifiques des utilisateurs.

Un score faible indique que vous devriez peut-être vous demander si la distribution des services profite plus à une catégorie d’utilisateurs qu’à d’autres, et si vous avez besoin ou si vous souhaitez modifier cette répartition. Cela ne signifie pas nécessairement que les services doivent être répartis de manière égale, mais plutôt de manière équitable en fonction des besoins des utilisateurs.

Efficacité dans le temps

L’efficacité dans le temps fait référence aux priorités de dépenses et à la nécessité de trouver un équilibre dans l’allocation des ressources destinées à être consommées aujourd’hui et dans le futur (rapport entre les ressources dépensées maintenant et les dépenses prévues).

Un score élevé révèle un bon équilibre entre les dépenses actuelles pour les services et les investissements pour les besoins futurs de services.

Un score faible indique que vous devez tenir compte de l’équilibre entre les différents types de dépenses et de la répartition de ces dépenses au fil du temps. Par exemple, les dépenses de prévention peuvent s’avérer moins chères que les ressources nécessaires pour des actions curatives.

Explications des résultats relatifs aux TIC (technologies de l’information et de la communication)

Utilité des TIC

Les recherches du consortium TROPICO montrent que les outils numériques peuvent jouer un rôle clé dans l’amélioration de l’efficacité et de la légitimité des pratiques collaboratives. Les TIC sont susceptibles de créer un environnement numérique idoine pour tester et développer des idées innovantes, améliorer les interactions entre les utilisateurs et surmonter les entraves à la communication. En outre, les TIC peuvent également jouer un rôle clé de catalyseur de l’inclusion des utilisateurs afin de renforcer la transparence et la participation au sein des processus d’innovation.

Un score élevé (« Très utile » ou « Utile ») indique que votre collaboration tire fortement profit de de l’utilisation des TIC. Les outils numériques peuvent être à la base de l’amélioration des interactions entre les utilisateurs, de l’amélioration de la transparence ou du développement continu d’idées innovantes.

Un score faible (« Peu utile » ou « Pas utile ») indique que votre collaboration n’exploite pas pleinement le potentiel des TIC. Il est possible que les outils numériques jouent un rôle mineur dans votre pratique collaborative ou qu’ils ne soient pas perçus comme nécessaires ou utiles par les utilisateurs. Pour obtenir un meilleur score sur cette dimension, vous pouvez tenter d’adapter l’utilisation des TIC aux exigences de votre collaboration et collecter des retours d’expériences sur l’utilisation des outils numériques.

Outils numériques

Les outils numériques deviennent de plus en plus importants pour faciliter les pratiques collaboratives car ils améliorent l’interopérabilité, la communication et la transparence. Par exemple, en créant un environnement plus efficace et innovant, les outils de transfert et de gestion des documents peuvent permettre des pratiques collaboratives flexibles et des interactions simultanées, même à distance. Les outils collaboratifs en ligne peuvent ainsi faciliter le (co)développement de l’innovation dans le secteur public et accélérer son évolutivité. Les outils de gestion et d’analyse de données peuvent non seulement aider à mieux structurer et évaluer les données pour leurs utilisateurs, mais ils permettent également de promouvoir la transparence et d’améliorer les prises de décisions (en fournissant des preuves).

Un score élevé (« Très important » ou « Important ») indique que les outils numériques sont perçus comme un élément crucial pour faciliter la collaboration, en permettant par exemple une meilleure communication et une transparence accrue.

Un score faible (« Peu important » ou « Pas important ») peut indiquer que les outils numériques ne sont pas considérés comme un facteur important pour faciliter la collaboration. Les outils numériques peuvent devenir des obstacles aux pratiques collaboratives s’ils ne sont pas conçus et utilisés de manière adéquate ou si les utilisateurs ne les considèrent pas comme des moyens de communication acceptables. Pour améliorer l’utilisation des outils numériques, vous pouvez par exemple travailler sur la convivialité de ces outils et évaluer fréquemment leur utilisation.

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4. Deutsche Übersetzung / German translation

LEGITIMITÄT

Legitimität bezieht sich auf die rechtliche, politische oder gesellschaftliche Akzeptanz der Kooperation und ihrer Aktivitäten.

Eine Kooperation kann auf drei Arten Legitimität erlangen: Durch die Sicherung von Input-, Throughput- und Output-Unterstützung durch Politiker*innen und Interessenvertreter*innen.

1. Die Input-Legitimität betrifft die Reaktionsfähigkeit auf die Anliegen der Bürge*rinnen oder Nutzer*innen.

2. Die Throughput-Legitimität betrifft die Governance-Prozesse, die zwischen Input und Output stattfinden.

3. Die Output-Legitimität bezieht sich auf die Arbeitsergebnisse der Kooperation.

Die politische Legitimität gibt an, wie gut die Kooperation mit den Zielen der relevanten gewählten Politiker*innen und mit den bestehenden rechtlichen Verfahren für öffentlichen Prozesse übereinstimmt.

Die Stakeholder-Legitimität betont den Grad der Unterstützung und Akzeptanz durch die Menschen oder Organisationen (Stakeholder), die von den durch die Kooperation erarbeiteten Maßnahmen oder Dienstleistungen betroffen sind.

Die Skala reicht von 1 bis 5, wobei ein Wert unter 3 als niedrig und ein Wert über 3 als hoch betrachtet werden kann.

Input (politische Legitimität)

Eine hohe Punktzahl zeigt, dass gewählte Politiker*innen eine wichtige Rolle bei der Festlegung der Ziele, des Budgets oder der Gestaltung der Kooperation haben.

Eine niedrige Punktzahl zeigt, dass die Ziele der Kooperation möglicherweise nicht mit den Zielen relevanter gewählten Politiker*innen übereinstimmen oder von diesen unterstützt werden. Eine niedrige Punktzahl ist nicht unbedingt problematisch. Wenn die Kooperation jedoch an der Gestaltung der Politik beteiligt ist oder staatliche Förderung für ihre Aktivitäten erhält, könnte eine niedrige Punktzahl ein Problem darstellen. Um in dieser Dimension eine höhere Punktzahl zu erreichen, sollte die Kooperation versuchen, gewählte Politiker*innen stärker in die Kooperation einzubinden, entweder durch direkte Beteiligung oder durch regelmäßigen Dialog.

Input (Legitimität der Stakeholder)

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass Gruppen von Akteuren, die direkt von der Kooperation betroffen sind, in hohem Maße an der Kooperation teilnehmen oder in ihr vertreten sind. Es ist auch möglich, dass Ihre Kooperation sehr offen für die Kommunikation mit den direkt betroffenen Akteursgruppen ist. Normalerweise ist eine hohe Punktzahl als positiv zu betrachten, allerdings kann die Zusammenarbeit durch eine hohe Anzahl von Akteuren auch erschwert werden.

Eine niedrige Punktzahl deutet darauf hin, dass die Kooperation möglicherweise nicht alle relevanten Akteure einbezieht. Eine geringe Input-Legitimation kann problematisch sein, wenn das Ziel darin besteht, die Bedürfnisse der Bürger*innen oder privater Organisationen besser zu berücksichtigen oder eine breite Beteiligung an der Zusammenarbeit sicherzustellen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, mehr (relevante/betroffene) Akteure in die Kooperation einzubeziehen.

Throughput (politische Legitimität)

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass der Entscheidungsfindungsprozess innerhalb der Kooperation weitgehend transparent ist und/oder dass es explizite Richtlinien für die Rechenschaftslegung über die Aktivitäten und Entscheidungen der Kooperation gegenüber öffentlichen Amtsträgern gibt. Außerdem weist eine hohe Punktzahl darauf hin, dass die Kooperation auf Feedback oder Kritik von Politiker*innen oder der Öffentlichkeit eingeht. Normalerweise ist eine hohe Punktzahl als positiv zu betrachten, allerdings können übertriebene und unflexible Anforderungen an Transparenz und Dokumentation die Kooperation auch behindern.

Eine niedrige Punktzahl deutet darauf hin, dass die Kooperation möglicherweise nicht transparent ist oder keinen Zugang zu ihren Entscheidungen gewährt, keine expliziten Richtlinien besitzt oder nicht auf Feedback reagiert. Eine niedrige Punktzahl ist in der Regel problematisch, wenn die Kooperation mit staatlichen Mitteln gefördert wird. Um in dieser Dimension eine höhere Punktzahl zu erreichen, sollten Sie die Transparenz der Kooperation verbessern, indem Sie z. B. explizite Entscheidungsprozesse zugänglich machen und Sitzungsprotokolle veröffentlichen.

Throughput (Legitimität der Stakeholder)

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass Ihre Kooperation sowohl über klare Arbeitsabläufe, als auch über Mechanismen verfügt, die den Ausgleich unterschiedlicher Interessen und den Umgang mit internen Unstimmigkeiten ermöglichen

Eine niedrige Punktzahl deutet auf einen Mangel an klaren Abläufen für den Umgang mit unterschiedlichen Interessen und möglichen Meinungsverschiedenheiten hin. Eine niedrige Punktzahl für Kooperation, die aus öffentlichen Organisationen bestehen, kann unproblematisch sein, sofern sie eine hohe Punktzahl für den politischen Throughput erreichen. Bei der Kooperation zwischen öffentlichen und privaten Organisationen sollten Sie jedoch in Betracht ziehen, die Verfahren für den Umgang mit Meinungsverschiedenheiten zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Akteure teilnehmen und ein echtes Mitspracherecht haben. Dies ist besonders relevant, wenn es erhebliche Machtasymmetrien zwischen den Teilnehmer*innen der Kooperation gibt.

Output (politische Legitimität)

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass die durch die Kooperation erzielten Ergebnisse entweder von öffentlichen Manager*innen oder von Politiker*innen (oder von beiden) überwacht werden. Dies ist grundsätzlich als positiv zu betrachten. Eine zu starke Überwachung oder eine direkte Einmischung von Politiker*innen oder Manager*innen in die Produktion der Ergebnisse kann jedoch kontraproduktiv sein.

Eine niedrige Punktzahl deutet darauf hin, dass es kaum oder keine Aufsicht über die Kooperation oder die produzierten Ergebnisse gibt. Eine niedrige Punktzahl kann problematisch sein, wenn die Kooperation öffentliche Gelder für das Erzielen bestimmter Ergebnisse, wie z. B. effizienterer oder hochwertigerer Dienstleistungen, erhält. Daher sollten Sie mit den zuständigen öffentlichen Manager*innen oder Politiker*innen besprechen, wie Sie ein sinnvolles Output-Monitoring und Rückmeldung dazu entwickeln können.

Output (Legitimität der Stakeholder)

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass die meisten Stakeholder/Akteursgruppen, die direkt von den Entscheidungen und Aktionen der Kooperation betroffen sind, mit den Ergebnissen zufrieden sind.

Eine niedrige Punktzahl kann darauf hinweisen, dass die Stakeholder/Akteursgruppen mit dem Ergebnis der Kooperation unzufrieden sind. Eine niedrige Punktzahl kann problematisch sein, wenn die Kooperation bessere Ergebnisse hervorbringen soll, z. B. effizientere oder höherwertige Dienstleistungen. Daher sollten Sie in Erwägung ziehen, Gespräche mit den Stakeholder-Gruppen darüber zu führen, wie die Ergebnisse verbessert werden können.

EFFIZIENZ

Effizienz bezieht sich auf das Verhältnis zwischen den Ergebnissen und den zu ihrer Erreichung eingesetzten Ressourcen. Der Collaboration Monitor misst sechs Dimensionen der Effizienz, darunter die Kosten für die Bereitstellung eines Dienstes, die durch die Kooperation erzielten Einsparungen, die Qualität des Dienstes, oder ob der erbrachte Dienst als gerecht auf seine Nutzer*innen verteilt angesehen wird.

Die Steigerung der Effizienz ist ein zentrales Ziel von Kooperationen im öffentlichen Sektor. Daher ist es wichtig, zu bewerten, ob Veränderungen der Effizienz durch die Kooperation erreicht wurden.

Die Bewertung geht von 1 bis 5, wobei ein Wert unter 3 als niedrig und ein Wert über 3 als hoch betrachtet werden kann.

Produktive Effizienz

Die produktive Effizienz bezieht sich auf das Verhältnis zwischen den Inputs und den Outputs der Produktion. Eine Kooperation kann produktive Effizienz erreichen, wenn sie den Output gegenüber dem Input maximiert, oder umgekehrt den Input reduziert, um die gleiche Menge an Outputs zu erhalten.

Eine hohe Punktzahl zeigt an, dass Ihre Kooperation weniger Ressourcen verbraucht hat, um den gleichen Output zu produzieren.

Eine niedrige Punktzahl zeigt an, dass sich die Kosten pro Einheit der Leistungserbringung durch Ihre Kooperation nicht wesentlich verbessert haben. Möglicherweise müssen Sie den Kompromiss mit anderen Dimensionen der Effizienz in Betracht ziehen und/oder überlegen, wie Sie die eingesetzten Ressourcen reduzieren können, um die gleiche Menge an Outputs zu erhalten.

Kosten

Der Aufbau und die Pflege von Kooperationen sind mit Investitionen verbunden. Diese Kosten können die Zeit beinhalten, die für die Suche nach einem/einer Partner*in/Mitarbeiter*in, Verhandlungen, Vertragsabschlüsse, den Kauf von Ausrüstung und/oder die Entlassung von Mitarbeiter*innen aufgewendet wird.

Eine hohe Punktzahl deutet darauf hin, dass Ihnen für den Aufbau und die Aufrechterhaltung Ihrer Kooperation hohe Kosten entstanden sind, die Sie möglicherweise identifizieren und reduzieren sollten. Um die Effizienz zu steigern, könnten Sie überlegen, wie sich diese Kosten zu denen verhalten, die vor der Gründung der Kooperation aufgewendet wurden und ob die Kosten den Nutzen überwiegen. Eine hohe Punktzahl bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihre Kooperation ineffizient ist, sondern kann eine erhebliche Anfangsinvestition widerspiegeln, die sich erst noch amortisieren muss.

Eine niedrige Punktzahl deutet darauf hin, dass Sie keine signifikanten Vorlaufkosten oder Kosten für die Aufrechterhaltung der Kooperation hatten.

Kosteneffizienz

Die Kosteneffizienz bezieht sich auf die Ergebnisse der Kooperation, die nicht direkt mit den Kosten zusammenhängen, wie z. B. die Qualität der erbrachten Leistungen.

Eine hohe Punktzahl zeigt an, dass die Kooperation die Qualität der erbrachten Leistungen erhöht hat und/oder erfolgreich politische Maßnahmen umgesetzt hat.

Eine niedrige Punktzahl deutet darauf hin, dass die Kooperation bei der Umsetzung von Richtlinien erfolglos war und/oder die Qualität der erbrachten Leistungen nicht erhöht hat. Auch wenn das Ziel eine Kostenreduzierung und eine Verbesserung der Dienstleistungen sein sollte, kann es notwendig sein, einen Kompromiss zwischen diesen beiden Aspekte zu finden.

Allokative Effizienz

Die allokative Effizienz bezieht sich auf die Übereinstimmung zwischen der Nachfrage nach Dienstleistungen und ihrem Angebot und darauf, ob die Ressourcen angemessen genutzt werden. Sie zeigt an, ob die erbrachte Leistung dem Bedarf der Nutzer*innen entspricht.

Eine hohe Punktzahl zeigt an, dass Sie der Meinung sind, dass den Benutzer*innen eine Dienstleistung zur Verfügung gestellt wird, die sie benötigen und dass die Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Eine niedrige Punktzahl kann darauf hindeuten, dass Sie zwar eine effiziente Dienstleistung erbringen, diese aber möglicherweise nicht den Bedürfnissen der Menschen entspricht. Eine Möglichkeit, dies zu beurteilen, besteht darin, die Benutzer*innen zu befragen, um zu verstehen, ob die erbrachten Dienstleistungen angemessen sind.

Verteilungseffizienz

Die Verteilungseffizienz bezieht sich auf die Gerechtigkeit der Verteilung von Dienstleistungen. Neben der Entscheidung, welche Dienste den Nutzer*innen angeboten werden, muss auch entschieden werden, wem die Dienste zur Verfügung gestellt werden sollen.

Eine hohe Punktzahl zeigt an, dass die Dienstleistungen entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der Benutzer*innen gerecht verteilt wurden.

Eine niedrige Punktzahl kann darauf hinweisen, dass die Verteilung der Dienstleistungen eine Nutzer*innengruppe gegenüber anderen begünstigt und Sie überlegen sollte, ob Sie diese Verteilung ändern müssen/wollen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass die Dienste gleichmäßig verteilt werden müssen. Sie sollten allerdings fair und entsprechend den Bedürfnissen der Benutzer*innen zugewiesen werden.

Dynamische Effizienz

Dynamische Effizienz bezieht sich auf Prioritäten der Ausgaben und die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht bei der Zuteilung von Ressourcen zwischen aktuellem und zukünftigem Verbrauch zu finden (bisher aufgewendete Ressourcen vs. geplante Ausgaben).

Eine hohe Punktzahl zeigt an, dass ein gutes Gleichgewicht zwischen den aktuellen Ausgaben für Dienstleistungen und Investitionen für den zukünftigen Bedarf an Dienstleistungen besteht.

Eine niedrige Punktzahl zeigt an, dass Sie das Gleichgewicht zwischen verschiedenen Arten von Ausgaben und die Verteilung dieser Ausgaben im Laufe der Zeit berücksichtigen sollten, z. B. dass Ausgaben für die Prävention möglicherweise günstiger sind als die Ressourcen, die für eine spätere Problembehebung benötigt werden.

Erklärungen für die IKT-Ergebnisse

Nützlichkeit von IKT

Die TROPICO-Forschung zeigt, dass IKT-Tools eine Schlüsselrolle bei der Steigerung der Effizienz und Legitimität von Kooperationen spielen können. IKT-Tools können eine digitale Umgebung zum Testen und Verbessern innovativer Ideen schaffen, die Interaktion zwischen den Nutzer*innen verbessern und helfen, praktische Kommunikationsbarrieren zu überwinden. Darüber hinaus können IKT auch ein wichtiger Faktor für die Einbindung der Nutzer*innen sein und die Beteiligung und Transparenz während des Innovationsprozesses verbessern.

Eine hohe Punktzahl (“Sehr hilfreich” oder “Hilfreich”) zeigt an, dass Ihre Kooperation stark vom Einsatz von IKT profitiert. Dies kann auf die Verbesserung der Interaktion zwischen den Nutzer*innen, die Erhöhung der Transparenz oder einer kontinuierlichen Entwicklung von innovativen Ideen zurückzuführen sein.

Eine niedrige Punktzahl (“Wenig hilfreich” oder “Nicht hilfreich”) deutet darauf hin, dass Ihre Kooperation das Potenzial der IKT nicht voll ausschöpft. Es ist möglich, dass IKT in Ihrer Zusammenarbeit entweder eine untergeordnete Rolle spielen oder von den Anwender*innen nicht als hilfreich empfunden werden. Um in dieser Dimension eine höhere Punktzahl zu erreichen, könnten Sie versuchen, den Einsatz von IKT an die Anforderungen Ihrer Kooperation anzupassen und Feedback zu ihrer Nutzung einzuholen.

IKT-Tools

IKT-Tools werden immer wichtiger, da sie die Interoperabilität, die Kommunikation und die Transparenz der Kooperation verbessern und diese somit erleichtern.

Tools für den Transfer und die Verwaltung von Dokumenten können eine flexible Kooperation und gleichzeitige Interaktionen ermöglichen und so eine effektivere und innovativere Umgebung schaffen. Online-Kooperationstools können die (Ko-)Entwicklung von Innovationen im öffentlichen Sektor verbessern und ihre Skalierbarkeit beschleunigen. Datenmanagement- und Analysewerkzeuge können nicht nur helfen, Daten für ihre Nutzer*innen zu strukturieren und zu bewerten, sondern auch ihre Transparenz fördern und eine evidenzbasierte Entscheidungsfindung verbessern.

Eine hohe Punktzahl (“Sehr wichtig” oder “Wichtig”) zeigt an, dass IKT-Tools als ein zentrales Element zur Erleichterung der Zusammenarbeit wahrgenommen werden, indem sie beispielsweise eine verbesserte Kommunikation und erhöhte Transparenz ermöglichen.

Ein niedriger Wert (“Weniger wichtig” oder “Nicht wichtig”) kann darauf hindeuten, dass IKT-Tools nicht als wichtiger Faktor zur Erleichterung der Zusammenarbeit angesehen werden. IKT-Tools können zu Hindernissen für die Zusammenarbeit werden, wenn sie nicht adäquat gestaltet sind oder wenn die Benutzer*innen sie nicht als Kommunikationsmittel akzeptieren. Um die Nutzung von IKT-Tools zu verbessern, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Tools überprüfen und ihre Nutzung möglichst häufig evaluieren.

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5. Traducción al español / Spanish translation

LEGITIMIDAD

La legitimidad se refiere a la aceptación legal, política o social de la colaboración y sus actividades.

Una colaboración puede ganarse la legitimidad de tres maneras: asegurando el apoyo de los políticos y los grupos de interés a la aportación a la colaboración (input), al proceso y a los resultados (output).

1.  La legitimidad de la aportación (input) se refiere a la capacidad de la colaboración de dar respuesta a las preocupaciones de los ciudadanos o usuarios.

2.  La legitimidad del proceso se refiere a los procesos de gobernanza que tienen lugar entre el input y los resultados.

3.  La legitimidad del resultado (output) se refiere a los resultados del trabajo de la colaboración.

La legitimidad política indica en qué medida la colaboración se ajusta a los objetivos de los políticos elegidos y a los procedimientos legales existentes para los procesos públicos.

La legitimidad de los grupos de interés hace hincapié en el nivel de apoyo y aceptación de las personas u organizaciones (grupos de interés) afectadas por las políticas o servicios producidos por la colaboración.

La puntuación va de 1 a 5, donde menos de 3 se considera una puntuación baja y una puntuación superior a 3 se considera una puntuación alta.

Aportación (input) (legitimidad política)

Una puntuación alta indica que los políticos elegidos tienen un papel muy importante en la fijación de los objetivos, el presupuesto o el diseño de la colaboración.

Una puntuación baja indica que los objetivos de la colaboración pueden no coincidir con los de los políticos elegidos o no contar con su apoyo. Una puntuación baja no es necesariamente problemática. Sin embargo, si la colaboración participa en el diseño de políticas o recibe financiación pública para sus actividades, una puntuación baja podría ser un problema. Para obtener una puntuación más alta en esta dimensión, la colaboración debería esforzarse por conseguir que los políticos electos se impliquen más estrechamente en la colaboración, ya sea mediante la participación directa o el diálogo regular.

Aportación (input) (legitimidad de los grupos de interés)

Una puntuación alta indica que los grupos de actores directamente afectados por la colaboración participan en gran medida o están representados en ella. También puede deberse a que su colaboración está muy abierta a la comunicación con los grupos de actores directamente afectados. Por lo general, una puntuación alta es positiva, pero el hecho de tener muchos actores también puede dificultar la colaboración.

Una puntuación baja indica que la colaboración puede no contar con participantes relevantes. Tener una baja legitimidad de la aportación (input) de los grupos de interés puede ser problemático si el objetivo es atender más eficazmente las necesidades de los ciudadanos o de las organizaciones privadas o asegurar una amplia participación de la colaboración. En ese caso, debería considerar la posibilidad de invitar a más actores (relevantes/afectados) a participar en la colaboración.

Procesos (legitimidad política)

Una puntuación alta indica que el proceso de toma de decisiones dentro de la colaboración es en gran medida transparente o que existen directrices explícitas para dar cuenta de las actividades y decisiones de la colaboración a los funcionarios públicos o que la colaboración responde a la información recibida o críticas de los políticos o del público. Por lo general, una puntuación alta es buena, pero las exigencias excesivas y poco flexibles de transparencia y documentación pueden a veces obstaculizar la colaboración.

Una puntuación baja indica que la colaboración puede no ser transparente o no dar acceso a sus decisiones, no disponer de procesos o directrices explícitas o no responder a los comentarios. Una puntuación baja suele ser problemática si la colaboración recibe financiación pública. Para obtener una puntuación más alta en esta dimensión, puede mejorar la transparencia de la colaboración, por ejemplo, haciendo accesibles los procedimientos explícitos de toma de decisiones y publicando las actas de las reuniones.

Procesos (legitimidad de los grupos de interés)

Una puntuación alta indica que su colaboración cuenta con procedimientos claros para su trabajo y para equilibrar los distintos intereses de sus participantes, así como para gestionar los desacuerdos mediante el diálogo.

Una puntuación baja indica que no existen procedimientos claros para tratar los distintos intereses y los posibles desacuerdos. Una puntuación baja para las colaboraciones entre organizaciones públicas puede no ser problemática siempre que tengan una puntuación alta en los procesos políticos. Sin embargo, en el caso de las colaboraciones entre organizaciones públicas y privadas, debería considerar la posibilidad de mejorar los procedimientos para gestionar los desacuerdos y garantizar que todos los actores participen y tengan una voz real. Esto es especialmente relevante si existen considerables asimetrías de poder entre los participantes en la colaboración.

Resultados (legitimidad política)

Una puntuación alta indica que los resultados producidos por la colaboración son supervisados por los gestores públicos, los políticos o ambos. Esto suele ser positivo. Sin embargo, un control excesivo o una interferencia directa de los políticos o gestores en la producción de los resultados puede ser contraproducente.

Una puntuación baja indica que la colaboración o los resultados producidos son poco o nada supervisados. Una puntuación baja puede ser problemática si la colaboración recibe dinero público a cambio de contribuir a producir resultados específicos, como servicios más eficientes o de mayor calidad. Por lo tanto, es posible que desee tratar con los gestores públicos o políticos pertinentes sobre cómo desarrollar un seguimiento de los resultados y una retroalimentación útiles.

Resultados (legitimidad de los grupos de interés)

Una puntuación alta indica que la mayoría de los grupos de interés/grupos de actores que se ven directamente afectados por las decisiones y acciones de la colaboración están satisfechos con los resultados.

Una puntuación baja puede indicar que los grupos de interés/grupos de actores están insatisfechos con los resultados de la colaboración. Una puntuación baja puede ser problemática si la colaboración pretende obtener mejores resultados, como la producción de servicios más eficientes o de mayor calidad. Por lo tanto, puede considerar la posibilidad de entablar un diálogo con los grupos de interés sobre cómo mejorar los resultados.

EFICIENCIA

La eficiencia se refiere a la relación entre los resultados y los recursos utilizados para lograrlos. El Seguimiento de la Colaboración mide seis dimensiones de la eficiencia, entre las que se encuentran el coste de la prestación de un servicio, el ahorro conseguido gracias a la colaboración, la calidad del servicio o si se considera que el servicio prestado se distribuye de forma justa entre sus usuarios.

La mejora de la eficiencia es una de las fuerzas motrices de la colaboración en el sector público. Por lo tanto, es importante evaluar si se han logrado cambios en la eficiencia a través de la colaboración.

La puntuación va de 1 a 5, donde menos de 3 se considera una puntuación baja y una puntuación superior a 3 se considera una puntuación alta.

Eficiencia productiva

La eficiencia productiva se refiere a la relación entre las aportaciones (inputs) y resultados de la producción. Una colaboración puede obtener eficiencia productiva cuando maximiza los productos sobre los insumos o viceversa.

Una puntuación alta indica que la colaboración ha utilizado menos recursos para producir el mismo resultado.

Una puntuación baja indica que el coste por unidad de prestación de servicios no ha mejorado significativamente gracias a su colaboración. Es posible que tenga que considerar la compensación con otras dimensiones de la eficiencia o cómo reducir los recursos utilizados para obtener la misma cantidad de productos.

Costes

La creación y el mantenimiento de las colaboraciones suponen una inversión de recursos. Estos costes pueden incluir el tiempo dedicado a encontrar un socio/plantilla de personal, negociar, contratar, comprar equipos y/o despedir personal.

Una puntuación alta indica que, para establecer y mantener su colaboración, ha incurrido en costes elevados que quizá quiera identificar y reducir. Para aumentar la eficiencia, hay que considerar la relación de estos costes con los incurridos antes de formar la colaboración y si los costes superan los beneficios. Una puntuación alta no significa necesariamente que su colaboración sea ineficaz, sino que puede reflejar una inversión inicial importante que apenas se ha recuperado.

Una puntuación baja indica que no ha tenido costes iniciales significativos ni costes de mantenimiento de la colaboración.

Eficacia

La eficacia se refiere a los resultados de la colaboración no relacionados directamente con los costes, como la calidad de los servicios prestados.

Una puntuación alta indica que la colaboración ha aumentado la calidad de los servicios prestados o ha aplicado con éxito la política.

Una puntuación baja indica que la colaboración puede no haber tenido éxito en la aplicación de la política o no ha aumentado el servicio o la calidad prestada. Aunque el objetivo final puede ser reducir los costes y mejorar los servicios, puede ser necesario un compromiso entre ambos, y esto dependerá del momento y el contexto.

Eficiencia de asignación

La eficiencia de asignación se refiere a la correspondencia entre la demanda de servicios y su oferta, y a si los recursos se utilizan adecuadamente. Significa que el servicio prestado es el que necesitan los usuarios.

Una puntuación alta indica que usted cree que se está prestando a los usuarios un servicio que necesitan y que los recursos se están asignando de forma eficiente.

Una puntuación baja puede indicar que se está prestando un servicio eficiente, pero el servicio puede no ser el que los usuarios necesitan. Una forma de evaluar esto es consultar a los usuarios para saber si los servicios prestados son adecuados.

Eficiencia distributiva

La eficiencia distributiva se refiere a la equidad en la distribución de los servicios. Además de la decisión sobre el servicio que se ofrecerá a los usuarios, también hay que decidir a quiénes se les deben prestar los servicios.

Una puntuación alta indica que los servicios se han distribuido equitativamente según las necesidades específicas de los usuarios.

Una puntuación baja puede indicar que debe considerar si la distribución de los servicios está beneficiando a una categoría de usuarios en detrimento de otras, y si necesita/quiere cambiar esta distribución. No significa necesariamente que los servicios tengan que estar distribuidos de forma equitativa, sino de forma justa y según las necesidades de los usuarios.

Eficiencia dinámica

La eficiencia dinámica se refiere a las prioridades de gasto y a la necesidad de encontrar un equilibrio en la asignación de recursos entre el consumo actual y el futuro (recursos gastados ahora frente a gastos previstos).

Una puntuación alta indica que hay un buen equilibrio entre el gasto actual de los servicios y las inversiones para las necesidades futuras de los mismos.

Una puntuación baja indica que hay que tener en cuenta el equilibrio entre los distintos tipos de gasto y la asignación de estos gastos en el tiempo, por ejemplo, que el gasto en prevención puede ser más barato que los recursos necesarios para curar.

Explicaciones de los resultados de las TIC

Utilidad de las TIC

La investigación de TROPICO muestra que las herramientas TIC pueden desempeñar un papel clave en el aumento de la eficiencia y la legitimidad de las colaboraciones. Las herramientas TIC pueden crear un entorno digital para probar y mejorar las ideas innovadoras, mejorar las interacciones entre los usuarios y ayudar a superar las barreras prácticas de la comunicación. Además, las TIC también pueden facilitar la implicación de los usuarios, aumentando la participación y la transparencia del proceso de innovación.

Una puntuación alta (“Muy útil” o “Útil”) indica que su colaboración se beneficia mucho del uso de las TIC. Esto puede explicar la mejora de las interacciones entre los usuarios, el aumento de la transparencia o la posibilidad de desarrollar continuamente ideas innovadoras.

Una puntuación baja (“ligeramente útil” o “no útil”) indica que su colaboración no aprovecha plenamente el potencial de las TIC. Puede ser que las TIC desempeñen un papel menor en su colaboración o que no sean percibidas como útiles por sus usuarios. Para obtener una puntuación más alta en esta dimensión, podría intentar ajustar el uso de las TIC a las necesidades de su colaboración y obtener comentarios sobre su uso.

Herramientas TIC

Las herramientas TIC son cada vez más importantes para facilitar la colaboración, ya que mejoran la interoperabilidad, la comunicación y la transparencia.

Las herramientas de transferencia y gestión de documentos pueden permitir una colaboración flexible e interacciones simultáneas, creando un entorno más eficaz e innovador. Las herramientas de colaboración online pueden mejorar el (co)desarrollo de la innovación en el sector público y acelerar su adaptabilidad. Las herramientas de gestión y análisis de datos no sólo pueden ayudar a estructurar y evaluar los datos para sus usuarios, sino que también promueven la transparencia y mejoran la toma de decisiones basada en pruebas.

Una puntuación alta (“Muy importante” o “Importante”) indica que las herramientas TIC se perciben como un elemento central para facilitar su colaboración, por ejemplo, al permitir una mejor comunicación y una mayor transparencia.

Una puntuación baja (“Ligeramente importante” o “No importante”) puede indicar que las herramientas TIC no se consideran un factor importante para facilitar su colaboración. Las herramientas TIC pueden convertirse en obstáculos para la colaboración si no están diseñadas adecuadamente o si los usuarios no las aceptan como medio de comunicación. Para mejorar el uso de las herramientas TIC, es conveniente tener en cuenta la facilidad de uso de las herramientas y evaluar su utilización con frecuencia.